بازمهندسی فرآیندها، آسان یا دشوار؟

عرض شود که:

هفته‌گذشته را کاملا تهران بودم و به دنبال مطالبات، فکر می‌کنم که کارفرمایان عزیز!؟ با مسئله‌ای به نام عدم پرداخت مطالبات پیمانکار دیگر روبرو نیستند. مسئله را برای خودشان حل کرده‌اند. به این قرار که با باز مهندسی فرآیندهای سازمانی (Business Process Re-engineering) کاری کرده‌اند که دیگر پیمانکاران مفلوک چیزی به عنوان مطالبات نداشته‌ باشند و فشاری که همواره به امور مالی سازمان وارد می‌شد، در تمامی اجزای سازمان تُخس شده‌است. در این راستا ازچند روش خاص استفاده می‌کنند که برای کسب تجربه بد نیست به چند نمونه توجه کنید.

• ایجاد حلقه‌های تو در تو: یکی از مشتریان تکنیک جالب توجهی را به کار برده است. بدین صورت که وقتی صورت وضعیت برای آن‌ها ارسال می‌شود، یک‌ماه و نیم زمان صرف بروکراسیِ معاون مدیرعامل به مدیر، مدیر به کارشناس، کارشناس به مدیر، مدیر به معاون مدیرعامل و معاون به مدیرعامل می‌شود و پس از آن نامه به امور مالی ارسال می‌شود. در این هنگام مالی‌چی‌‌‌ها به کمک سازمان می‌آیند و ایراد می‌گیرند که مثلا فلان بند آیین نامه معاملات رعایت نشده! و بنا براین می‌شود که ما دوباره صورت‌وضعیت را آماده کنیم و روال آن در سازمان طی شود. در این هنگام ممکن است متوجه شوید که زمان قرارداد به پایان رسیده و برای پرداخت حتما باید زمان قرارداد دارای اعتبار باشد که چنین سیکلی نیز باید برای آن طی شود. به عبارتی نُه ماه است که به این صورت سرکاریم و هیچ فشاری هم به سازمان نمی‌آید که چرا پول پرداخت نمی‌کنند. مدیران شرکت هم ادعا می‌کنند که پیمانکاران ما هیچ مطالبات تایید شده‌ای ندارند!
  

   

• دست پیش را بگیر، عقب نمونی: پروژه‌ای را سال گذشته شروع کردیم که پیش پرداخت هم دریافت شد و کار طراحی و ساخت نرم‌افزار و سخت‌افزار مربوطه انجام شد و تایید مدیران سازمان را هم گرفتیم. نوبت به پرداخت که شد مدیرعامل شرکت دولتی مربوطه عوض شد. تماس پشت تماس، نامه پشت نامه که هزینه‌ها را پرداخت کنند و سیستم را تحویل بگیرند. چون ناامید شده‌ بودیم دیگر پیگیری نکردیم. نامه زده‌اند که چون به دنبال سیستم نیستند قرارداد را فسخ کنند و ما هم پیش پرداخت را باید به آن‌ها پس بدهیم (توجه کنید به قدرت استدلال منطقی!). پس از کلی مذاکره به توافق رسیده‌ایم که به قول معروف یر به یر شود. به مرگ گرفتند ما را تا به تب راضی شویم، دریافت مطالباتمان پیش‌کش!
  

   

• بی‌خیالی و دایورت به ناکجا!: پروژه‌ای را در اردیبهشت امسال تحویل دادیم، به دلیل برخی مسائل ناشی از انتخابات و مسائل جانبی، بخشی از تیم مدیریتی تعویض شدند. تا اتوبوس مدیران جدید بیایند شد مهرماه. از آنجا که رسم است تیم جدید همه کارهای گروه قبل از خود را رد می‌کنند، سه ماه طول کشید تا به مشاوران و کارشناسان جدید اثبات کردیم کارمان را درست انجام داده‌ایم. معاون مربوطه تصمیم می‌گیرند که به سفر حج و سایر عتبات عالیات مشرف شوند. بعد از آن هم درگیر مسائل مربوط به بودجه و هزار گرفتاری مهم‌تر از کار ما بوده‌اند. به عبارتی گفته شده که معاون …، سه ماه است که به مشاورش برای این‌کار وقت نداده!
  

   

من که از این همه هوش و ذکاوت به وجد آمده‌ام. پس از ده-نه ماه سرکار بودن، تازه فهمیده‌ایم که چگونه سر کارمان گذاشته‌اند.

حالا چه کسی می‌گوید که تغییرات در سازمان‌ها خیلی سخت است و نمی‌توان پروژه‌های BPR را در آن‌ها اجرا کرد. می‌شود، خوب هم می‌شود اگر پای کارشکنی باشد و عدم پرداخت مطالبات پیمانکاران!

لابد ماهم باید به فکر پاتک باشیم. به یقین برنامه‌ریزی مربوطه با تمرکز بر وصول مطالبات باید انجام شود. این داستان موش و گربه همچنان ادامه خواهد داشت.