چطور شرکت مورد نظر ما در مناقصه انتخاب شود؟!
اگر شما یک مدیر دولتی هستید و شرکتی را که می‌خواهید با آن کار کنید انتخاب کرده‌اید و قرار و مدارها را گذاشته‌اید و حالا مدیر پشتیبانی یا مالی اداری گیر! داده است که طبق قوانین باید برای انتخاب پیمانکار و مجری و مشاور مناقصه برگزار شود این نوشته می‌تواند برای شما مفید باشد.
توضیح ۱:
جسارت نباشد البته. می‌دانم که حضرات استاد من محسوب می‌شوند. بیان این موارد به این جهت است که روش‌های مختلفی را در ادارات گوناگون دیده‌ام و گفتم جهت همگن‌سازی تجربیات مطالبی عرض شود
توضیح ۲:
لزوما انتخاب پیمانکار خارج از مناقصه به ویژه در زمینه فناوری اطلاعات و مشاوره کاری مذموم و نشانه فساد اداری نیست. چرا که مواردی مانند وجود تطابق فرهنگی، شناخت مشاور از کسب و کار و یا حتی رابطه دوستانه بین افراد مشاور و افراد سازمان کارفرما و بسیاری موارد دیگر که در یک مناقصه خشک و رسمی قابل ارزیابی نیستند، از عواملی محسوب می‌شوند که می‌توانند در موفقیت پروژه سهمی به سزا داشته باشند. بنابراین در این نوشته فرض بر این است که هیچ‌گونه فساد اداری وجود ندارد. گرچه این راهنما برای موارد فساد اداری و مالی هم قابل استفاده است!
راهنمای انتخاب شرکت مورد نظر بر طبق قوانین:
- راه ترک مناقصه گاهی بهترین راه است. مدیران ارشد سازمان را مجاب کنید که در دنیا فقط یک شرکت وجود دارد می‌تواند این کار را انجام دهد که آن‌هم شرکت مورد نظر شماست. اشکالش این است که ممکن است به شما شک کنند. گاهی ارزشش را دارد!
- تا آنجا که می‌توانید دنبال دردسر نگردید و مناقصه برگزار نکنید. سعی کنید که کار به قطعات قابل تقسیم شکسته شود و هر بخش طی یک قرارداد جدا به پیمانکار واگذار شود. هم سر و صدای کمتری دارد و هم مزاحم پیدا نمی‌شود. نهایتش چهار –پنج استعلام است که هم تدارکات‌چی‌ها بلدند چطور آن را جمع آوری کنند و هم خود شرکت برنده!
- اگر مجبور شدید مناقصه برگزار کنید، سعی کنید مناقصه محدود باشد. چند شرکت بی‌آزار در کنار شرکت مورد نظر شما پیدا می‌کنید که دلایل محکمی برای رد آن‌ها وجود خواهد داشت.
- اگر مجبور شدید مناقصه برگزار کنید. روش اجرایی زیر را ادامه دهید:
۴.۱. اگهی روزنامه باید در یک روزنامه کم خواننده باشد. آدم عاقل که در روزنامه‌های پر تیراژ آگهی چاپ نمی‌کند که اگر خود شرکت صاحب صلاحیت هم ندید، ده تا دوست و آشنا خبر دهند. مشاوران و پیمانکاران هم توجه کنند که اگر یک آگهی مناقصه را در یک روزنامه قلیل‌الانتشار دیدید، بی خود زحمت شرکت در مناقصه را نکشید. اگر قرار بود که شما ببینید، عقلشان می‌رسید که در یک صفحه پر مراجعه روزنامه پر مراجعه چاپ کنند.
۴.۲. راه ارزیابی فنی همیشه راه خوبی برای انتخاب شرکت مورد نظر شماست. می‌توانید در ارزیابی فنی وزن بالای امتیازات فنی را به معیارهایی دهید که توان فنی شرکت مورد نظر شما در آن معیارها بالاست. حتی می‌توانید معیارسازی کنید. مثلا ۷۰ امتیاز از ۱۰۰ امتیاز فنی را به شرکتی اختصاص دهید که نام آن با “به…” شروع شود و نام خانوادگی مدیرعامل آن با “آ”! اگر دیگران از شما دلایل آن را پرسیدند می‌توانید با روش‌های مختلف آن‌ها را مجاب کنید که چون “آ” و “ب” در اول دفترچه تلفن ثبت می‌شوند، پیدا کردن شماره تلفن آن‌ها ساده‌تر است و علاوه بر صرفه جویی در وقت، سهولت دسترسی به آن‌ها نیز بیشتر است! هزار دلیل دیگر هم می‌شود ساخت.
۴.۳. شرایط را طوری نمایش دهید که شرکت‌کنندگان مزاحم هزینه‌های خود را بالا ببرند. به عنوان نمونه در شرایط مناقصه بنویسید که هرگونه هزینه اقامت و رفت و آمد بر عهده مجری است. شرکت‌های مزاحم آن را در قیمتشان لحاظ خواهند کرد. شرکت مورد نظر شما هم می‌داند که هم مهمانسرا وجود دارد و هم غذا! از کجا معلوم می شود که عزیزانِ دل از مهمانسرا استفاده کرده اند و جز قرارداد نبوده!
کار دیگری که باید انجام دهید این است که میزان تعهدات قرارداد را خیلی بالا نشان دهید.
البته این کار باید طوری باشد که شرکت مورد نظر شما به دام نیفتد.
مثلا در شرایط مناقصه با کلی گویی‌های مبهم بنویسید که شما یک زیرسیستم مدیریت ریسک هم می‌خواهید. اگر از شرکت‌های مزاحم تماس گرفتند که زیرسیستم مدیریت ریسک شامل آنالیز کمی و کیفی ریسک هم می‌باشد؟ تاکید کنید که مگر سیستم مدیریت ریسک بدون این هم معنی دارد؟ (یک نوع جواب سر بالا). شرکت دوست و برادر البته می‌داند که منظور از مدیریت ریسک چهار تا جدول است که ریسک‌ها در آن لیست می‌شوند و قرار نیست اتفاق دیگری بیفتد.
۴.۴. برای مدتی در دسترس نباشید. به یقین شرکت‌های زیادی برای شرکت در مناقصه نیازمند اطلاعات شما هستند. این مدت بهترین زمان برای مرخصی و ماموریت است. کار است و اتفاق.
۴.۵. زمان مناقصه را تا آنجا که می‌توانید کم کنید. این درست که آیین‌نامه و قانون به شما شرایط خاصی را تحمیل می‌کند. اما بازهم راه در رو وجود دارد. مثلا بخشی از اسناد اصلی مناقصه را دیر حاضر کنید. همه موارد قانونی در آگهی رعایت می‌شود اما بازرس کمتر به مواردی که اثری از آن وجود ندارد (مثل زمان تحویل یکی از اسناد مناقصه) توجه می‌کند.
۴.۶. (این را از یکی از شرکت‌های نفتی یاد گرفتم و کاملا واقعی تر است!) اگر مناقصه به سه پاکت الف و ب و ج نیاز دارد می‌توانید به صورت اشتباه فقط پاکت الف و ب را به یکی از شرکت‌های مزاحم که احتمال برنده شدنش بیشتر است تحویل دهید. در شرایط مناقصه هم آمده است که پاکت‌ها باید دارای مهر و سربرگ شرکت کارفرما باشد و پاکت متفرقه قبول نیست. ذو حالت دارد یا اینکه حواسشان نیست و می‌روند و تا بخواهند متوجه شوند که پاکت ج نیست کار از کار گذشته است و حتی می‌توانید ادعا که پاکت را گم کرده‌اند و پاکت دیگری هم در کار نیست. یا اینکه همان لحظه متوجه می‌شوند که خیلی راحت می‌توانید با آن‌ها دعوا راه‌بیندازید و کلی دردسر درست کنید.
۴.۷. شرایط تحویل اسناد را سخت کنید. مثلا بنویسید که مدیرعامل شرکت خود باید شخصا اسناد را تحویل شعبه بندرجاسک سازمان دهد. (کمی اغراق کردم) اگر هم کسی اعتراض کرد، جوابش این است که هم قرار است که سیستم در بندرجاسک پیاده سازی‌شود و هم ما می‌خواهیم بدانیم این شرکتها انگیزه کافی دارند که برای مناقصه به بندر جاسک بیایند؟! واضح است که کسی بعدها نمی‌پرسد که شرکت نورچشمی برنده مناقصه، اسناد را در تهران تحویل داده یا جاسک؟
اگر تمام این روش‌ها و روش‌های کاربردی دیگری را به کار بردید و بازهم یک شرکت مزاحم برنده شد، راه برای منصرف کردن وی زیاد است. اگر هم منصرف نشد پس از قرارداد می‌توانید حسابش را برسید.
طنز تلخ واقع گرایانه خوبی بود
در مناقصه خرید ماشین آلات هم روش بسیار هوشمندانه ای! وجود دارد: مشخصات ماشین را طوری اعلام می کنند که بطور اتفاقی دقیقاً با محصول یکی از شرکتها منطبق است مثلا می گویند طول بوم جرثقیل ۷ متر و ۲۰ سانت و ۳۳ میلیمتر باشد.